자료가 있다는 것과 찾을 수 있다는 것
자료가 많이 쌓여 있어도 어떤 내용이 어디에 있는지 알 수 없다면 이용이 어렵다. 도서관은 제목과 저자, 주제와 발행 정보 등을 기술하고 자료 사이의 관계를 정리한다.
목록과 분류는 단순한 장식이 아니라 자료 접근의 기반이다. 검색어와 자료의 표현이 다를 수 있어 주제어와 다른 탐색 경로를 제공하는 일도 중요하다.
기관마다 다른 이용 목적
공공 도서관은 지역 이용자를 폭넓게 지원하고, 대학과 전문 도서관은 교육과 연구 또는 특정 분야의 정보 요구에 초점을 둘 수 있다. 목적에 따라 수집 범위와 서비스가 달라진다.
모든 자료를 같은 방식으로 외부 대출할 수 있는 것은 아니다. 희귀 자료와 참고 자료, 이용 계약이 있는 전자 자료는 서로 다른 접근 조건을 가질 수 있다.
전자 자료와 장기 보존
디지털 자료는 원격 접근을 넓힐 수 있지만 파일 형식과 저장 매체, 이용 권한의 변화에 대응해야 한다. 전자 파일이 있다는 이유만으로 영구적인 접근이 보장되지는 않는다.
종이 자료도 온습도와 빛, 취급 상태에 영향을 받는다. 보존은 단순히 보관함을 닫는 일이 아니라 자료의 상태와 이용 목적을 함께 관리하는 과정이다.
이용자를 돕는 역할
도서관은 검색 방법과 자료 선택, 조사와 학습을 지원할 수 있다. 필요한 정보가 어떤 자료에 있는지와 그 자료를 어떻게 평가할지 안내하는 기능도 있다.
자료를 보유한다는 사실이 그 안의 모든 주장을 기관이 승인한다는 뜻은 아니다. 다양한 기록에 접근하게 하는 역할과 내용의 검토는 구분해야 한다.