숫자 옆에 필요한 설명
어떤 파일에 18.2라는 값이 적혀 있어도 그것만으로는 기온인지 거리인지 알 수 없다. 측정 대상, 단위, 관측 시각, 장비에 관한 설명이 있어야 값을 제대로 해석할 수 있다. 이런 설명도 저장하고 처리할 수 있는 데이터다.
메타데이터는 디지털 파일에만 존재하지 않는다. 도서관의 목록 카드나 박물관의 유물 관리대장도 대상의 이름과 분류, 이력을 기록한다. 무엇이 본문이고 무엇이 설명인지는 이용 목적에 따라 달라질 수 있다.
찾기와 연결에 쓰이는 정보
제목과 주제어는 검색을 돕고, 식별자는 이름이 비슷한 자료를 구분한다. 문서의 장과 페이지 순서처럼 여러 부분의 관계를 나타내는 정보도 있다. 파일의 크기와 형식은 어떤 도구로 열 수 있는지 판단하는 데 도움이 된다.
같은 항목 이름을 사용해도 뜻이 다르면 자료를 합치기 어렵다. 생성일이 촬영일인지 파일 복사일인지, 위치가 관측 지점인지 보관 장소인지 구분해야 한다. 형식을 맞추는 일과 의미를 맞추는 일은 별개다.
기록이 있다고 정확한 것은 아니다
카메라의 시계가 틀렸다면 촬영 시각도 틀릴 수 있다. 파일을 변환하거나 옮기는 과정에서 정보가 사라지기도 한다. 따라서 중요한 작업에서는 메타데이터의 작성 주체와 수정 이력, 실제 내용과의 일치 여부를 함께 확인한다.
공유할 때 달라지는 범위
사진에 포함된 위치나 작성자의 이름처럼 본문에서 눈에 띄지 않는 정보도 다른 사람에게 전달될 수 있다. 자료를 공개할 때는 본문뿐 아니라 함께 포함되는 설명 정보도 살펴야 한다. 이용 조건을 적은 항목이 존재한다는 사실만으로 그 조건의 진위나 이용 권한이 자동으로 보장되지는 않는다.