페이지를 전달하는 형식
문서를 만든 프로그램에서 보이던 페이지 구성을 다른 환경에서도 전달하는 데 사용한다. 텍스트와 그림의 위치, 글꼴과 그래픽 정보 등이 문서에 포함될 수 있다. 다만 실제 표시 결과는 문서 구성과 읽는 도구의 지원에도 영향을 받는다.
스캔과 텍스트 문서
종이를 스캔한 이미지를 넣은 PDF와 문자 및 그래픽 정보를 가진 PDF는 내부 구성이 다를 수 있다. 텍스트 선택과 검색이 가능한지 역시 구성에 따라 달라진다. 확장자가 같다는 사실만으로 모든 문서가 같은 방식으로 만들어졌다고 볼 수 없다.
화면에 보이는 것 이상의 정보
PDF에는 링크와 메타데이터, 논리적 문서 구조 등도 포함될 수 있다. 페이지의 외관이 비슷해도 이런 정보의 유무는 다를 수 있다. 문서의 시각적 배치와 구조적 정보를 구분해 살펴야 한다.
형식과 목적별 조건
PDF를 사용한다는 사실만으로 장기 보존이나 접근성 등 모든 목적의 조건이 자동으로 충족되지는 않는다. 필요한 문서 구성과 관련 규격을 따로 확인해야 한다. 기본 파일 형식과 특정 용도에 맞춘 요구 사항을 구분하는 것이 중요하다.