예방 보존
종이 문서 보존은 손상이 생긴 뒤 복구하는 작업에 앞서, 적절한 환경과 취급으로 열화를 줄이는 예방 관리를 포함한다. 직사광선과 강한 빛, 고온다습한 환경을 피하고 온습도가 안정적인 장소에 보관한다. 종이가 접히거나 흘러내리지 않도록 크기에 맞는 폴더와 상자로 지지한다.
보관 재질과 기록 재료
장기 보관에는 산과 리그닌이 없는 종이 폴더나 보존용 상자 등을 사용한다. 투명 속지는 첨가물이 없는 안정적인 폴리에스터·폴리프로필렌·폴리에틸렌 계열을 검토한다. 보존용이라는 광고 문구만으로 적합성을 판단하지 않고 재질을 확인한다. 연필, 목탄, 파스텔처럼 가루가 묻어나거나 안료가 들뜨는 기록은 정전기와 마찰로 손상될 수 있어 플라스틱 속지를 일률적으로 적용하지 않는다.
취급과 정리
깨끗한 손과 작업 면으로 취급하고 음식과 음료를 멀리 둔다. 접착테이프, 풀, 고무줄이나 금속 클립을 종이에 직접 사용하면 변색·눌림·찢김 등의 원인이 될 수 있다. 원본을 보호하는 보관은 열과 접착으로 필름을 붙이는 코팅과 구별된다. 문서를 넣은 속지나 폴더에 식별 정보를 표시하면 원본에 직접 표시하거나 구멍을 내는 일을 줄일 수 있다. 분량에 맞게 나누어 과도하게 눌리지 않도록 관리한다.